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未完成

摧毁一切的那最后1%

2011-04-21 11:35 | 作者: 丹 帕洛塔来源:哈佛商业评论网 1% 投影仪 事业 灾难 99%

几星期前,我们为庆祝妈妈的75岁生日举办了一次聚会。我花了大约40小时的时间,制作了一部名为“这就是你的生活”的幻灯片,用来在聚会上播放。我收集并扫描了几十张老照片,整理出一些视频,联系亲朋好友,请他们提供一些逸闻趣事,挑选妈妈最喜欢的乐曲,煞费苦心地把这一切都编辑好。爸爸在一家不错的餐厅订了间包房。餐厅方面向我们保证说,他们有一台纯平电视,可以播放幻灯片。

我在聚会前一小时到达,以便能提前把一切安排好。毫无疑问,的确是有电视机,但输入插孔没法用。因为插孔在电视机背面,和墙面固定在一起。直到聚会快要结束时,我们才知道可以通过地板上的一个插座接入输入插孔。

幸亏我带了备用投影仪和屏幕。但假如我没做这个准备,那么我所有的努力就会因为这最后一个小细节而付诸东流——我并不知道自己脚下就有插座,餐厅也没有派任何人来告诉我。而这还不算完。餐厅费尽心思地把插座安装到地板上,这样既不影响使用又不会太显眼,可这番努力算是白费了,因为如果没人知道它的存在,插座就毫无用处。但等一下,还有呢!为发明电视机和纯平显示器而付出的努力也白白浪费了,因为如果插座无法使用,电视机简直和挂在墙上的一幅画没什么两样。对于这一个晚上的目的来说,它等于从来没有被发明过。

我们每个人都能想出无数个类似的例子——为了某项重要的事业,人们洒下辛勤的汗水,动用大量的资源,付出真诚的信念,但结果却因为忽略了最后一个小细节而前功尽弃。先前99%的努力都被最后缺少的那1%毁之殆尽。例如,我曾无数次见过,人们在筹备慈善活动时制作了昂贵的横幅,但没人想到最后那一步——如何安装这些横幅。大家都以为车到山前必有路。但每小时40英里的风速要求你考虑得再周到一点。就因为横幅无法悬挂,品牌公司、平面设计公司和横幅制作公司的工作全都毁于一旦。

我们可以把这一切归罪于意外的发生,但我认为这完全是错怪了意外。人们之所以会忽略这最后的1%,是因为沟通中出现了漏洞。我们在行色匆匆中顾不上语言的交流。我们可以采取以下几种做法,防止我们的努力付诸东流。

要留意所谓的“默契”。如果某人说的话对你没有任何意义,不要礼貌地点头装懂,然后就不再深究。如果你不明白他们在说些什么,很可能连他们自己也不知所云。我们都经历过无数次这样的对话,双方谁也弄不懂说的是什么,但都稀里糊涂地一带而过,一厢情愿地往最好处想。所以,不要沉默不语,要大胆直言。

对“我认为”这句话形成一种条件反射。当有人说“我认为”时,这通常意味着他们还没有头绪,或只是在猜测甚至希望。正是在这个背景下,重要的细节被漏掉了。有一次,我的公司拍摄了一则价格高昂的商业广告,其中要用到许多维可牢尼龙搭扣(Velcro)。如果没有这种搭扣,拍摄的主要目的就无法实现。在最后一次制作会议上,我们的一名员工说,“我认为克里斯(Kris)”会把它搞定的。于是我问道:“克里斯知道这件事吗?”毫无疑问,他不知道。

反复就同一件事与人交流。如果离上次讨论某件重要的事已过去一周,你就要再与对方谈一次,以确保双方的意见仍然一致,影响项目的因素没有发生变化。人都是健忘的,仅仅过了几天,清晰就可能降格为混淆。

填补空白。与人谈话时,要重复对方说过的话,并请他们予以确认。务必要得到明确的回答。如果有人告诉你:“东西明天会通过联邦快递(FedEx)寄过来,”那么你就要复述说:“也就是说,明天上午10点之前,那三个包裹会通过联邦快递寄到史蒂夫(Steve)家,对吗?”

像空中交通管制员那样讲话。大约12年前,我拿到了私人飞行驾照。指挥塔台和飞行员使用的语言有固定的格式,我们都要严格遵守。例如,如果指挥塔台说:“K193DA,请在32号跑道等候,”那么作为飞行员,你必须重复这一指令:“K193 DA在32号跑道等候。”绝对不允许有“我认为”或“嗯,呃……”之类的字眼。

想象灾难的场景。与你的团队明确讨论各个环节可能会出现的差错。想象出项目在最后阶段收尾时可能出现的最糟情景。提出诸如“有人肯定会漏掉哪些事?”以及“哪些因素会耽搁我们的进度?”之类的问题。

我们在项目进展到最后1%时,往往会放松警惕,这并不奇怪。我们又疲劳、又兴奋,而且思维已经跳跃到下一件事了。但是,如果在最后的冲刺阶段能保持全神贯注,我们就不会毁掉那100%的努力。

翻译:陈媛熙

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